Vorlagen optimal nutzen

Schicht-Vorlagen sind dein grösster Zeitspar-Hebel: einmal richtig angelegt, baust du eine Wochenplanung in 5 Minuten statt 30. Hier die Tipps aus der Praxis.

Tipp 1

Eine Vorlage pro Rolle und Tageszeit

Statt 20 Vorlagen für jede mögliche Kombination: lege eine Handvoll generischer Schichten an, die du auf alle Tage und Mitarbeitenden anwenden kannst.

Service Mittag

11:00–15:00 · 0 min Pause

Service Abend

17:00–23:00 · 30 min Pause

Service Durchdienst

11:00–23:00 · 60 min Pause

Küche Abend

16:00–23:00 · 30 min Pause

Bar Wochenende

19:00–02:00 · 30 min Pause

Housekeeping

08:00–10:00 · 0 min Pause

💡

Faustregel5–8 Vorlagen reichen für die meisten Betriebe. Mehr ist eher Last als Hilfe — beim Drag-and-Drop verlierst du den Überblick.

Schicht-Vorlagen-Übersicht mit Service Mittag, Küche Abend, Service Abend — So sehen drei sauber gepflegte Vorlagen aus: Service Mittag (11–15 Uhr, 0 min Pause), Küche Abend (16–23:30 Uhr, 30 min Pause), Service Abend (17–23 Uhr, 30 min Pause). Edit-Button für Anpassungen, Power-Icon zum Deaktivieren.

Tipp 2

«Letzte Woche kopieren» ist dein Freund

Wenn deine Wochen einigermassen ähnlich sind: «Letzte Woche kopieren» übernimmt den ganzen Vorwochen-Plan auf die aktuelle Woche. Du musst nur noch die Ausnahmen anpassen (Ferien, Tausch, Sonderschicht).

Schichtplan → neue Woche wählen.

Oben rechts auf «Letzte Woche kopieren».

Anpassen und publizieren — meist 2 Minuten Arbeit.

Tipp 3

Pausen automatisch einplanen

Lege die gesetzliche Pflichtpause direkt in die Vorlage. Bei Schichten ab 5½ Stunden braucht es nach ArG Art. 15 mindestens 15 Minuten — wir empfehlen 30 Min ab 7 Stunden Schicht, das deckt L-GAV Art. 17.

⚖️

Pflichtpausen nach ArG / L-GAVBis 5h: keine Pflicht · 5–7h: 15 min · 7–9h: 30 min · ab 9h: 60 min. Vorlagen mit weniger Pause werden von Gastrora rot markiert — du siehst es vor dem Publizieren.

Tipp 4

Rollen-Farben strategisch wählen

Du siehst sofort, ob die Küche genug besetzt ist, wenn alle Küchen-Vorlagen orange sind. Service grün, Bar lila — der Plan ist auf einen Blick lesbar, auch beim schnellen Druck-PDF.

💡

Drucke aushängenWochen-PDF (Schichtplan → Druck-Symbol) oder Monats-PDF auf A4 quer ausdrucken und im Personalraum aushängen — Mitarbeitende ohne WhatsApp-Affinität sehen ihren Plan trotzdem.