Saldo-Übernahme aus altem System

Du wechselst von Excel oder einer anderen Software auf Gastrora? Hier übernimmst du den Stand deiner Mitarbeitenden sauber — Überstunden, Ferien-Rest, Eintrittsdatum.

Konzept

Was ist der Onboarding-Stichtag?

Der Onboarding-Stichtag ist der Tag, ab dem Gastrora die Saldi selbst berechnet. Alles vor dem Stichtag stammt aus deinem alten System — du gibst die Endsaldi einmalig ein, und Gastrora führt sie ab dem Folgetag automatisch weiter.

Beispiel: Du startest am 1. Juli mit Gastrora. Stichtag = 30. Juni. Du trägst pro MA ein: Gleitzeit-Saldo, Ferien-Restsaldo, Ruhetage-Saldo per 30.06. Ab 1. Juli rechnet Gastrora normal weiter.

Vorbereitung

Diese Zahlen brauchst du pro MA

Hol dir vom alten System (oder aus Excel) für jeden Mitarbeitenden den Stand per Stichtag. Du brauchst:

Eintrittsdatum

Der tatsächliche erste Arbeitstag bei dir — auch wenn das Jahre zurückliegt. Wichtig für Dienstaltersrechnung und Ferien-Anspruch.

Onboarding-Stichtag

Der letzte Tag des alten Systems. Meist das Vortagsdatum des Gastrora-Starts — am besten ein Monatsende, dann sind die Übergänge sauber.

Gleitzeit-Saldo per Stichtag

Über-/Unterstunden in Minuten. Positiv = MA hat ein Guthaben. Negativ = MA hat Sollstunden noch nicht erbracht. Eingabe als Zahl, z.B. 180 für 3h Überstunden oder -120 für 2h Defizit.

Ferien-Restsaldo per Stichtag

Tage, die ihm noch zustehen. Wichtig: rechne den Anspruch des laufenden Jahres bis zum Stichtag pro-rata aus, abzüglich bereits bezogene Tage.

Ruhetage-Saldo (optional)

Falls beim Wechsel Ruhetage offen sind, kannst du sie übernehmen. Sonst startet jeder MA bei null und sammelt ab Stichtag.

Eingabe

Wo du die Saldi einträgst

Im Mitarbeiter-Editor gibt's eine ausklappbare Sektion «Übernahme-Stand bei Gastrora-Start» — dort trägst du Stichtag und Saldi ein. Beim ersten Anlegen direkt mitgeben; bei bestehenden MA jederzeit über «Bearbeiten» nachholbar.

Mitarbeiter-Dialog mit aufgeklappter Sektion «Übernahme-Stand bei Gastrora-Start» — Die Sektion ist **optional** und zunächst eingeklappt — Klick auf den Pfeil öffnet die Felder. Nur ausfüllen, wenn ihr mitten im Jahr von einem anderen System startet und offene Saldi habt.

⚠️

WichtigNach Eingabe des Stichtags überschreibt Gastrora alle Monate VOR dem Stichtag mit den eingegebenen Saldi. Solltest du also versehentlich Daten vor dem Stichtag in Gastrora erfasst haben, gehen die verloren. Erst Stichtag setzen, DANN Schichten planen.

Prüfung

Stimmen die Werte?

Nach der Eingabe öffne den Mitarbeitenden im Tab Arbeitszeitkontrolle und prüfe die Jahres-Saldi: der angezeigte Saldo per Stichtag sollte exakt deinem Eintrag entsprechen. Falls nicht — Stichtag und Saldo nochmal eintragen.

💡

Pilot-Phase empfohlenMach den Wechsel zum Monatsbeginn (z.B. 1. des Folgemonats). Erste Woche parallel mit dem alten System fahren — so kannst du gegenchecken, ob die Saldi sich richtig entwickeln.