Reprise des soldes depuis l'ancien système

Tu passes d'Excel ou d'un autre logiciel à Gastrora ? Voici comment reprendre proprement l'état de tes collaborateurs — heures supplémentaires, solde de vacances, date d'entrée en service.

Concept

Qu'est-ce que la date de référence de la reprise ?

La date de référence de la reprise est le jour à partir duquel Gastrora calcule lui-même les soldes. Tout ce qui précède cette date provient de ton ancien système — tu saisis une seule fois les soldes finaux, et Gastrora les reprend automatiquement dès le lendemain.

Exemple : Tu démarres avec Gastrora le 1er juillet. Date de référence = 30 juin. Pour chaque collaborateur, tu saisis : solde horaire, jours de vacances ouverts, jours de repos ouverts au 30.06. Dès le 1er juillet, Gastrora poursuit normalement le calcul.

Préparation

Les chiffres dont tu as besoin par collaborateur

Récupère dans l'ancien système (ou dans Excel) l'état de chaque collaborateur à la date de référence. Il te faut :

Début de l'emploi

Le vrai premier jour de travail chez toi — même s'il remonte à plusieurs années. Important pour le calcul de l'ancienneté et le droit aux vacances.

Date de référence de la reprise

Le dernier jour de l'ancien système. En général la veille du démarrage avec Gastrora — idéalement une fin de mois, pour des transitions propres.

Solde horaire (HH:MM, +/−)

Heures en plus/en moins au format heures:minutes. Positif = le collaborateur a un avoir. Négatif = le collaborateur n'a pas encore effectué toutes ses heures cibles. Saisie p. ex. +3:00 pour 3 h supplémentaires ou -2:00 pour un déficit de 2 h.

Jours de vacances ouverts

Les jours auxquels il a encore droit. Important : calcule au prorata le droit de l'année en cours jusqu'à la date de référence, moins les jours déjà pris.

Jours de repos ouverts / Jours fériés ouverts (facultatif)

Si des jours de repos ou des jours fériés sont encore ouverts au moment du changement, tu peux les reprendre. Sinon, chaque collaborateur démarre à zéro et cumule à partir de la date de référence.

Saisie

Où saisir les soldes

Dans la fiche du collaborateur, il y a une section dépliable « Soldes repris au démarrage de Gastrora » — tu y saisis la date de référence et les soldes. Idéalement directement à la création ; pour les collaborateurs existants, à tout moment via « Modifier ».

Fiche collaborateur avec la section « Soldes repris au démarrage de Gastrora » dépliée — La section est **facultative** et d'abord repliée — un clic sur la flèche ouvre les champs. À remplir uniquement si vous démarrez en cours d'année depuis un autre système et qu'il y a des soldes ouverts.

⚠️

ImportantAprès la saisie de la date de référence, Gastrora écrase tous les mois AVANT cette date avec les soldes saisis. Si tu as donc saisi par erreur dans Gastrora des données antérieures à la date de référence, elles seront perdues. D'abord fixer la date de référence, ENSUITE planifier les services.

Vérification

Les valeurs sont-elles justes ?

Après la saisie, ouvre le collaborateur dans l'onglet Contrôle du temps de travail et vérifie les Soldes annuels : le solde affiché à la date de référence doit correspondre exactement à ta saisie. Sinon — saisis à nouveau la date de référence et le solde.

💡

Phase pilote recommandéeFais le changement en début de mois (p. ex. le 1er du mois suivant). La première semaine, travaille en parallèle avec l'ancien système — ainsi tu peux vérifier que les soldes évoluent correctement.