Gastrora Klare Zeiten für dein Lokal.

Anleitung für Wirte & Geschäftsführer

Arbeitszeit-Kontrolle im Monatsablauf

Diese Anleitung führt dich durch den ganzen Monat — vom Schichtplan über die Stunden-Erfassung deiner Mitarbeitenden bis zur visierten Arbeitszeitkontrolle nach L-GAV.

Dauerca. 6 Min Lesezeit

Schritte6 Phasen

StandJuni 2026

Überblick

Der Monat auf einen Blick

Sechs Phasen, die sich jeden Monat wiederholen. Die Erfassung und das Visum laufen automatisch über WhatsApp.

PlanenSchichtplan erstellen und publizieren.

ErfassenMitarbeitende melden Stunden per WhatsApp.

KorrigierenEinträge im Reiter «Zeiten» anpassen.

KontrollierenSaldi im Monatsauszug prüfen.

SendenMonatsabschluss mit Visums-Link verschicken.

VisierenMitarbeitende bestätigen rechtsverbindlich.

Phase 1 Wirt

Schichtplan erstellen

Zu Beginn der Woche legst du fest, wer wann arbeitet. Aus Schicht-Vorlagen ist der Plan in wenigen Minuten erstellt — und Gastrora prüft live, ob er L-GAV-konform ist.

Öffne den Bereich Schichtplan und wähle oben die Kalenderwoche.

Zieh eine Schicht-Vorlage (z. B. «Service Abend») auf den Tag der gewünschten Mitarbeitenden. Ruhetage und Absenzen ziehst du genauso.

Behalte die L-GAV-Prüfung im Blick. Steht sie auf «alles ok», ist der Plan bereit.

Tippe auf Publizieren. Jede Mitarbeitende erhält ihren Plan automatisch per WhatsApp.

Schichtplan-Wochenansicht mit Schicht-Vorlagen — Schichtplan, KW 24: Vorlagen per Drag-and-drop auf den Mitarbeiter-Tag ziehen. «Letzte Woche kopieren» übernimmt den Vorwochen-Plan.

L-GAV-Prüfung und Stunden-Pensum vor dem Publizieren — Live-Check: Geplante Stunden gegen Pensum und die L-GAV-Prüfung — beides muss «ok» sein, bevor du publizierst.

💡

Tipp«Letzte Woche kopieren» übernimmt den Plan der Vorwoche — meist musst du nur noch Feinheiten anpassen.

Phase 2 Mitarbeitende

Stunden per WhatsApp erfassen

Deine Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeit direkt per WhatsApp — ganz ohne App oder Stempeluhr. Gastrora erinnert automatisch und rechnet die Stunden aus. So sieht ein Arbeitstag aus:

Gastroraonline

⏰ Hoi Besar, Erinnerung: Deine Schicht startet heute um 10:00. Bis gleich!07:45

🕐 Hoi Besar, bitte vergiss nicht, deine Stunden für heute zu erfassen (10:00–14:00). Antworte einfach z. B. mit «Start 11:00 Ende 14:00» oder «Heute 11-14 und 17-22».Gastrora · Klare Zeiten für dein Betrieb14:30

Heute von 10-14 Uhr und 17-22 Uhr gearbeitet17:25 ✓✓

✅ Schicht erfasst 10:00–14:00 + 17:00–22:00 (9h netto, Unterbrechung 3h).17:26

💡

TippDie Mitarbeitenden müssen nichts auswendig wissen — eine kurze Nachricht wie «Heute 11-14 und 17-22» genügt. Gastrora versteht das Format und bestätigt die erfassten Zeiten sofort.

⚠️

AchtungBleibt die Rückmeldung aus, erinnert Gastrora erneut. Erfolgt bis zum nächsten Morgen nichts, wird der Tag automatisch als Ruhetag gebucht — fehlende Stunden korrigierst du dann in Phase 3. Falls die Arbeitsstunden gemäss Schichtplan automatisch übernommen werden sollen, kannst du das in den Einstellungen so einrichten.

Phase 3 Wirt

Korrekturen während des Monats

Mal wird der Stempel vergessen oder eine Pause falsch erfasst. Solche Einträge korrigierst du laufend unter Arbeitszeitkontrolle → Zeiten, damit am Monatsende alles stimmt.

Öffne Arbeitszeitkontrolle und wechsle zum Reiter Zeiten.

In der Tabelle «Tage» klickst du auf die Zeile des fraglichen Tags (oder auf das Stift-Symbol).

Passe Block 1, Block 2, Pause oder Absenz an, hinterlege den Grund und speichere.

Reiter Zeiten mit Tagestabelle zum Bearbeiten — Reiter «Zeiten»: Ein Klick auf eine Tageszeile öffnet die Bearbeitung. Die Pausen-Compliance (ArG Art. 15 / L-GAV Art. 17) wird laufend mitgeprüft.

⚠️

AchtungJede Korrektur wird protokolliert. Trage immer einen Grund ein — das ist deine Absicherung bei einer Kontrolle.

Phase 4 Wirt

Monatsabschluss: Stunden kontrollieren

Zum Monatsende prüfst du im Monatsauszug die gesammelten Stunden und Saldi aller Mitarbeitenden, bevor du den Bericht verschickst.

Öffne Arbeitszeitkontrolle → Monatsauszug und wähle den Monat.

Prüfe je Mitarbeitende Gleitzeit, Ruhetage, Feiertage und Ferien-Saldo.

Kontrolliere die Pausen-Compliance (ArG Art. 15 / L-GAV Art. 17).

Kläre rot markierte Punkte ab, bevor du abschliesst.

Monatsauszug mit Saldi je Mitarbeitende — Monatsauszug Juni 2026: Gleitzeit, Ruhetage, Feiertage und Ferien je Mitarbeitende — bereit für Visum und Lohnbuchhaltung. Rot markierte Saldi prüfst du vor dem Versand.

⚖️

L-GAV-HinweisGastrora prüft die wesentlichen Pausen- und Ruhezeitregeln nach ArG und L-GAV und markiert Auffälligkeiten. Massgeblich bleiben L-GAV, Arbeitsgesetz und der individuelle Arbeitsvertrag — die fachliche Beurteilung liegt bei dir.

Phase 5 Wirt

Monatsabschluss senden

Stimmen die Stunden, verschickst du den Monatsabschluss. Jede Mitarbeitende erhält eine WhatsApp mit ihrem Saldo und einem persönlichen Visums-Link.

Schliesse den Monat erst ab, wenn alle Tage erfasst sind — in der Regel Anfang des Folgemonats.

Tippe im Monatsauszug bei «Monatsabschluss versenden» auf Versenden. Die Saldi werden vorher automatisch frisch berechnet.

Jede Mitarbeitende erhält die WhatsApp mit Saldo und Visums-Link. Den Auszug gibt es zusätzlich als PDF im GastroSuisse-Format zum Drucken und Visieren.

Gastroraonline

⏰ Hoi Besar Rexhepaj, dein Monatsabschluss wartet auf dein Visum.https://gastrora.ch/sign/8SiGLlkeogBQvtFvqEG7ruKommunikation gemäss Art. 15 Ziff. 5 L-GAV.Gastrora · Klare Zeiten für dein Betrieb12:00

Über den Link öffnet die Mitarbeitende die Arbeitszeitkontrolle im GastroSuisse-Format (Art. 21 L-GAV / Art. 46 ArG) — Telefon und Lohn hier zur Demonstration ausgeblendet.

⚠️

AchtungVersende erst nach Monatsabschluss. Verschickst du zu früh, sind die Saldi unvollständig — die Mitarbeitenden würden falsche Zahlen visieren. Einzelne Personen bei Austritt rechnest du jederzeit über die Austrittsabrechnung ab.

Phase 6 Mitarbeitende

Mitarbeitende visieren ihre Zeit

Über den Visums-Link bestätigt die Mitarbeitende ihre Arbeitszeitkontrolle mit einem Klick. Das Visum gilt rechtsverbindlich — eine gesetzliche Pflicht, in Sekunden per WhatsApp erledigt.

✓

Danke — dein Monatsabschluss ist visiert.Das Visum gilt rechtsverbindlich gemäss Art. 21 L-GAV.

Digital visiert am 10.05.2026, 12:28 · via WhatsApp-Magic-Link

Status in Gastrora: ✓Visiert

⚖️

L-GAV-HinweisDie Mitarbeitende visiert die Arbeitszeitkontrolle monatlich nach Art. 21 Ziff. 2+3 L-GAV. Einsprüche sind binnen 14 Tagen zu melden, sonst gilt die Erfassung als akzeptiert. Ohne monatliche Gegenzeichnung und Saldo-Kommunikation greift die 125%-Überstunden-Abrechnung nach Art. 15 Ziff. 6 L-GAV.