Gastrora Klare Zeiten für dein Lokal.

Anleitung für Mitarbeitende

Deine Arbeitszeit per WhatsApp

Du erfasst deine Stunden, Pausen und Krankmeldungen direkt per WhatsApp — keine App, keine Anmeldung. Hier siehst du an echten Beispielen, wie das genau geht.

Dauerca. 4 Min Lesezeit

Schritte6 Themen

FormatWhatsApp

Überblick

Was du per WhatsApp machen kannst

Sechs Dinge, die du im Alltag brauchst — alle mit kurzen Nachrichten an die Gastrora-Nummer.

Schichtplan ansehenWann du arbeitest — direkt im Chat.

StempelnStart, Pause und Ende — drei Wörter.

Vergessen nachholen«Heute 10-14» — fertig.

Krank meldenEine Nachricht reicht.

Schicht tauschen«Tausch 23.04» — Chef entscheidet.

Monat visierenEinmal monatlich bestätigen.

Thema 1

Schichtplan ansehen und bestätigen

Sobald dein Chef den Wochenplan veröffentlicht, bekommst du eine WhatsApp mit allen deinen Schichten. Du musst nur kurz bestätigen — dann wissen alle, dass du den Plan gesehen hast.

Gastroraonline

📅 Hoi Besar, dein Plan KW 24: Mo 10.06. · 11:00–15:00 · Service Di 11.06. · Ruhetag Mi 12.06. · 17:00–23:00 · Bar Do 13.06. · 17:00–23:00 · Bar Fr 14.06. · 11:00–15:00 + 17:00–23:00 Sa 15.06. · Ruhetag So 16.06. · Ruhetag Bitte bestätige mit «OK» wenn alles passt.18:02

OK18:14 ✓✓

✅ Danke! Plan bestätigt.18:14

💡

TippSpeichere die Gastrora-Nummer in deinen Kontakten — so siehst du Nachrichten auch dann, wenn WhatsApp Unbekannte ausblendet.

Thema 2

Stempeln: Start, Pause, Ende

Im Alltag stempelst du mit drei Nachrichten: «Start» wenn du anfängst, «Pause» wenn du in die Mittagspause gehst (und nochmal wenn du zurück bist), «Ende» wenn dein Tag fertig ist. Mehr nicht.

Gastroraonline

Start10:58 ✓✓

✅ Start 10:58 erfasst. Guten Service!10:58

Pause14:02 ✓✓

⏸️ Pause ab 14:02. Schreib «Pause Ende» wenn du wieder anfängst.14:02

Pause Ende14:30 ✓✓

▶️ Pause beendet um 14:30 (28 min). Bis später!14:30

Ende18:05 ✓✓

✅ Schicht erfasst: 10:58–18:05 (6h 39min netto, 28min Pause). Schönen Feierabend!18:05

💡

TippDu kannst auch eine Uhrzeit mitschicken: «Start 11:00» oder «Ende 22:30». Praktisch wenn du es kurz vergessen hast und ein paar Minuten später nachholst.

⚠️

WichtigPausen gelten immer als unbezahlte Zeit — auch kurze Erholungspausen. Die Bestätigung zeigt dir Netto-Stunden (Arbeitszeit ohne Pause). Wenn du nichts geschrieben hast, ist auch keine Pause angerechnet.

Thema 3

Stunden nachträglich erfassen

Stempeln vergessen? Kein Problem. Schreib einfach komplette Zeiten in einer Nachricht — auch noch am Abend oder am nächsten Tag.

Gastroraonline

Heute 11:00–15:00 und 17:00–22:00 gearbeitet22:15 ✓✓

✅ Schicht erfasst 11:00–15:00 + 17:00–22:00 (9h netto, Unterbrechung 2h).22:15

💡

Beispiele die der Bot versteht«Heute 10-14» · «Heute 11:00 Ende 18:30» · «Gestern 17:00–23:00» · «20.05. 09:00–14:00». Du kannst Bindestrich oder «bis» nutzen, mit oder ohne Doppelpunkt — der Bot ist tolerant.

Thema 4

Krank oder Unfall melden

Eine kurze Nachricht reicht — der Bot trägt automatisch die Absenz ein und informiert deinen Chef. Du musst keine Schicht stornieren.

Gastroraonline

Krank07:42 ✓✓

🤒 Krankmeldung für heute notiert. Gute Besserung!07:42

💡

Andere Tage und Unfall«Krank morgen», «Krank 24.06.» oder «Unfall heute» funktionieren gleich. Auch mehrtägig: meld dich am Folgetag nochmal kurz, falls die Krankheit anhält.

⚖️

ArztzeugnisBei mehrtägiger Krankheit brauchst du nach wie vor ein Arztzeugnis — die übergibst du wie üblich deinem Chef. Die WhatsApp-Meldung ersetzt das Zeugnis nicht.

Thema 5

Schicht tauschen

Geburtstag, Termin oder einfach mal frei? Stell eine Tauschanfrage — dein Chef entscheidet, wer übernimmt.

Gastroraonline

Tausch 14.06.09:18 ✓✓

✅ Tauschanfrage für 14.06. 11:00–15:00 erstellt. Dein Chef wird informiert und meldet sich.09:18

⚠️

WichtigBis dein Chef die Anfrage genehmigt, bist du weiter eingeteilt. Nicht einfach nicht erscheinen — frag lieber kurz nach wenn keine Antwort kommt.

Thema 6

Monatsabschluss visieren

Einmal im Monat — meist in den ersten Tagen — bekommst du eine WhatsApp mit deinem persönlichen Visums-Link. Damit bestätigst du deine Arbeitszeitkontrolle. Dauert keine Minute.

Gastroraonline

⏰ Hoi Besar, dein Monatsabschluss Mai 2026 wartet auf dein Visum. Gearbeitet: 163h 30min Soll: 168h Saldo: -4h 30min Bitte prüfe und visiere:https://gastrora.ch/sign/8SiGLlke…10:12

Arbeitszeitkontrolle im GastroSuisse-Format zum Visieren — Über den Link siehst du deinen ganzen Monat — alle Tage, Pausen, Saldi. Wenn alles stimmt, drückst du oben auf «Visieren».

✓

Danke — dein Monat ist visiert.Das Visum gilt rechtsverbindlich gemäss Art. 21 L-GAV.

⚠️

Stimmt etwas nicht?Visiere nicht, wenn die Stunden nicht stimmen. Melde dich kurz bei deinem Chef — er korrigiert es im Dashboard, dann bekommst du eine neue Anfrage. Du hast 14 Tage Zeit für Einsprüche.

⚖️

L-GAV-HinweisDie monatliche Visierung ist eine gesetzliche Pflicht nach Art. 21 Ziff. 2+3 L-GAV. Ohne Einspruch innerhalb von 14 Tagen gilt der Saldo als akzeptiert.