Gastrora Klare Zeiten für dein Lokal.

Anleitung für Mitarbeitende

Deine Arbeitszeit per WhatsApp

Du erfasst deine Stunden, Pausen und Krankmeldungen direkt per WhatsApp — keine App, keine Anmeldung. Hier siehst du an echten Beispielen, wie das genau geht.

Dauerca. 4 Min Lesezeit

Schritte7 Themen

FormatWhatsApp

Überblick

Was du per WhatsApp machen kannst

Sieben Dinge, die du im Alltag brauchst — alle mit kurzen Nachrichten an die Gastrora-Nummer.

Schichtplan ansehenWann du arbeitest — direkt im Chat.

StempelnStart, Pause und Ende — drei Wörter.

Vergessen nachholen«Start 10:00 Ende 14:00» — fertig.

Krank meldenEine Nachricht reicht.

Schicht tauschen«Tausch 23.04» — Chef entscheidet.

Ferien beantragen«Ferien 12.11.–19.11.» — Antwort per WhatsApp.

Monat visierenEinmal monatlich bestätigen.

Thema 1

Schichtplan ansehen und bestätigen

Sobald dein Chef den Wochenplan veröffentlicht, bekommst du eine WhatsApp mit allen deinen Schichten. Du musst nur kurz bestätigen — dann wissen alle, dass du den Plan gesehen hast.

Gastroraonline

📅 Hoi Besar, dein Plan KW 24: Mo 10.06. · 11:00–15:00 · Service Di 11.06. · Ruhetag Mi 12.06. · 17:00–23:00 · Bar Do 13.06. · 17:00–23:00 · Bar Fr 14.06. · 11:00–15:00 + 17:00–23:00 Sa 15.06. · Ruhetag So 16.06. · Ruhetag Bitte bestätige mit «OK» wenn alles passt.18:02

OK18:14 ✓✓

✅ Danke, deine Schichten sind bestätigt. Gute Woche!18:14

💡

TippSpeichere die Gastrora-Nummer in deinen Kontakten — so siehst du Nachrichten auch dann, wenn WhatsApp Unbekannte ausblendet.

Thema 2

Stempeln: Start, Pause, Ende

Im Alltag stempelst du mit drei Nachrichten: «Start» wenn du anfängst, «Pause» wenn du in die Mittagspause gehst (und «Pause Ende» wenn du zurück bist), «Ende» wenn dein Tag fertig ist. Mehr nicht.

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Start10:58 ✓✓

✅ Schicht gestartet um 10:58. Gute Schicht!10:58

Pause14:02 ✓✓

⏸️ Pause registriert. Schreib «Pause Ende» wenn du weitermachst.14:02

Pause Ende14:30 ✓✓

▶️ Weiter. Pause: 28 min.14:30

Ende18:05 ✓✓

✅ Schicht beendet. Heute: 6h 39min.18:05

💡

TippDu kannst auch eine Uhrzeit mitschicken: «Start 11:00» oder «Ende 22:30». Praktisch wenn du es kurz vergessen hast und ein paar Minuten später nachholst.

⚠️

WichtigPausen gelten immer als unbezahlte Zeit — auch kurze Erholungspausen. Die Bestätigung zeigt dir Netto-Stunden (Arbeitszeit ohne Pause). Hast du bei einer längeren Schicht keine Pause gemeldet, fragt dich der Bot nach «Ende», wie lange deine Pause war.

Thema 3

Stunden nachträglich erfassen

Stempeln vergessen? Kein Problem. Schreib einfach komplette Zeiten in einer Nachricht — auch noch am Abend. Erfasst wird immer der heutige Tag; frühere Tage korrigiert dein Chef im Dashboard.

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Start 11:00 Ende 15:00 und 17:00 Ende 22:0022:15 ✓✓

✅ Schicht erfasst 11:00–15:00 + 17:00–22:00 (9h netto, Unterbrechung 2h).22:15

💡

Beispiele die der Bot versteht«Start 10:00 Ende 14:00» · «Start 11:00 Ende 18:30» · «Start 17:00 Ende 23:00, 30 min Pause». Schreib immer «Start» und «Ende» zusammen mit beiden Uhrzeiten (11:00, 11.00 oder 11h) — so erkennt der Bot eine komplette Schicht.

Thema 4

Krank oder Unfall melden

Eine kurze Nachricht reicht — der Bot trägt die Absenz automatisch ein und storniert deine geplante Schicht an diesem Tag. Informiere zusätzlich kurz deinen Chef persönlich.

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Krank07:42 ✓✓

Gute Besserung 🤒 Krankmeldung notiert. Bitte informiere zusätzlich deinen Chef kurz persönlich.07:42

💡

Andere Tage und Unfall«Krank morgen», «Krank 24.06» oder «Unfall heute» funktionieren gleich. Auch mehrtägig: meld dich am Folgetag nochmal kurz, falls die Krankheit anhält.

⚖️

ArztzeugnisBei mehrtägiger Krankheit brauchst du nach wie vor ein Arztzeugnis — die übergibst du wie üblich deinem Chef. Die WhatsApp-Meldung ersetzt das Zeugnis nicht.

Thema 5

Schicht tauschen

Geburtstag, Termin oder einfach mal frei? Stell eine Tauschanfrage — dein Chef entscheidet, wer übernimmt.

Gastroraonline

Tausch 14.06.09:18 ✓✓

✅ Tauschanfrage für 14.06. 11:00–15:00 erstellt. Dein Chef wird informiert und meldet sich.09:18

⚠️

WichtigBis dein Chef die Anfrage genehmigt, bist du weiter eingeteilt. Nicht einfach nicht erscheinen — frag lieber kurz nach wenn keine Antwort kommt.

Thema 6

Ferien beantragen

Ferien beantragst du direkt per WhatsApp: Schreib «Ferien» mit dem Datum oder dem Zeitraum. Dein Chef bekommt eine E-Mail und entscheidet mit einem Klick — die Antwort bekommst du per WhatsApp.

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Ferien 12.11.–19.11.10:04 ✓✓

🌴 Ferienantrag erhalten: 12.11.–19.11.2026 (8 Tage). Dein Chef wird informiert. Du bekommst Bescheid, sobald er entschieden hat.10:04

💡

Einzelne und halbe Tage«Ferien 14.11.» für einen Tag, «Ferien 14.11. Nachmittag» oder «Ferien 14.11. Vormittag» für einen halben Tag. Genehmigt dein Chef den Antrag, trägt Gastrora die Ferien ein und storniert deine geplanten Schichten in dieser Zeit — bei einem halben Tag bleibt die Schicht bestehen. Lehnt er ab, bekommst du per WhatsApp Bescheid, mit Begründung, falls er eine angibt.

⚠️

WichtigBis dein Chef die Ferien genehmigt, bist du weiter eingeteilt. Kommt keine Antwort, sprich ihn kurz persönlich darauf an.

Thema 7

Monatsabschluss visieren

Einmal im Monat — meist in den ersten Tagen — bekommst du eine WhatsApp mit deinem persönlichen Visums-Link. Damit bestätigst du deine Arbeitszeitkontrolle. Dauert keine Minute.

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⏰ Hoi Besar, dein Monatsabschluss Mai 2026 wartet auf dein Visum. Gearbeitet: 163h 30min Soll: 168h Saldo: -4h 30min Bitte prüfe und visiere:https://gastrora.ch/sign/8SiGLlke…10:12

Arbeitszeitkontrolle im GastroSuisse-Format zum Visieren — Über den Link siehst du deinen ganzen Monat — alle Tage, Pausen, Saldi. Wenn alles stimmt, tippst du auf «Korrekt — jetzt visieren».

✓

Danke — dein Monatsabschluss ist visiert.Das Visum gilt rechtsverbindlich gemäss Art. 21 L-GAV.

⚠️

Stimmt etwas nicht?Visiere nicht, wenn die Stunden nicht stimmen. Tippe auf «Fehler melden» oder melde dich kurz bei deinem Chef — er korrigiert es im Dashboard, dann bekommst du eine neue Anfrage. Du hast 14 Tage Zeit für Einsprüche.

⚖️

L-GAV-HinweisDie monatliche Visierung ist eine gesetzliche Pflicht nach Art. 21 Ziff. 2+3 L-GAV. Ohne Einspruch innerhalb von 14 Tagen gilt der Saldo als akzeptiert.