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Guide pour les collaborateurs

Ton temps de travail par WhatsApp

Tu saisis tes heures, tes pauses et tes absences maladie directement par WhatsApp — sans app, sans inscription. Tu vois ici, avec de vrais exemples, comment ça marche exactement.

Duréeenv. 4 min de lecture

Étapes7 thèmes

FormatWhatsApp

Vue d'ensemble

Ce que tu peux faire par WhatsApp

Sept choses dont tu as besoin au quotidien — toutes avec de courts messages au numéro Gastrora.

Voir le planningQuand tu travailles — directement dans le chat.

PointerDébut, Pause et Fin — trois mots.

Rattraper un oubli« Début 10:00 Fin 14:00 » — c'est fait.

Annoncer une maladieUn message suffit.

Échanger un service« Échange 23.04 » — le chef décide.

Demander des vacances« Vacances 12.11–19.11 » — réponse par WhatsApp.

Viser le moisConfirmer une fois par mois.

Thème 1

Voir et confirmer le planning

Dès que ton chef publie le planning de la semaine, tu reçois un WhatsApp avec tous tes services. Il te suffit de confirmer brièvement — ainsi tout le monde sait que tu as vu le planning.

Gastroraen ligne

📅 Salut Besar, ton planning S24 : Lu 10.06. · 11:00–15:00 · Service Ma 11.06. · Jour de repos Me 12.06. · 17:00–23:00 · Bar Je 13.06. · 17:00–23:00 · Bar Ve 14.06. · 11:00–15:00 + 17:00–23:00 Sa 15.06. · Jour de repos Di 16.06. · Jour de repos Merci de confirmer avec « OK » si tout est en ordre.18:02

OK18:14 ✓✓

✅ Merci, tes horaires sont confirmés. Bonne semaine !18:14

💡

AstuceEnregistre le numéro Gastrora dans tes contacts — ainsi tu vois les messages même quand WhatsApp masque les inconnus.

Thème 2

Pointer : Début, Pause, Fin

Au quotidien, tu pointes avec trois messages : « Début » quand tu commences, « Pause » quand tu pars en pause de midi (puis « Pause Fin » quand tu reviens), « Fin » quand ta journée est terminée. C'est tout.

Gastroraen ligne

Début10:58 ✓✓

✅ Service démarré à 10:58. Bon service !10:58

Pause14:02 ✓✓

⏸️ Pause enregistrée. Écris « Pause Fin » quand tu reprends.14:02

Pause Fin14:30 ✓✓

▶️ On reprend. Pause : 28 min.14:30

Fin18:05 ✓✓

✅ Service terminé. Aujourd'hui : 6h 39min.18:05

💡

AstuceTu peux aussi envoyer une heure : « Début 11:00 » ou « Fin 22:30 ». Pratique si tu as oublié un instant et que tu rattrapes quelques minutes plus tard.

⚠️

ImportantLes pauses comptent toujours comme du temps non payé — même les courtes pauses de récupération. La confirmation t'indique les heures nettes (temps de travail sans les pauses). Si tu n'as signalé aucune pause pendant un long service, le bot te demande après « Fin » combien de temps a duré ta pause.

Thème 3

Saisir des heures après coup

Oublié de pointer ? Pas de problème. Écris simplement les heures complètes dans un seul message — même le soir, après le service. Elles sont toujours saisies pour la journée en cours ; pour les jours précédents, ton chef corrige dans le tableau de bord.

Gastroraen ligne

Début 11:00 Fin 15:00 et 17:00 Fin 22:0022:15 ✓✓

✅ Service enregistré 11:00–15:00 + 17:00–22:00 (9h net, interruption 2h).22:15

💡

Exemples que le bot comprend« Début 10:00 Fin 14:00 » · « Début 11:00 Fin 18:30 » · « Début 9h Fin 14h » · « Début 17:00 à 23:00 ». Commence toujours par « Début » ; pour l'heure, tu peux écrire 11:00, 11.00 ou 11h, et utiliser « Fin », « à » ou un tiret — le bot est tolérant.

Thème 4

Annoncer une maladie ou un accident

Un court message suffit — le bot inscrit automatiquement l'absence et annule ton service prévu ce jour-là. Informe aussi brièvement ton chef directement.

Gastroraen ligne

Malade07:42 ✓✓

Bon rétablissement 🤒 Absence notée. Merci d'informer aussi ton chef directement.07:42

💡

Autres jours et accident« Malade demain », « Malade 24.06 » ou « Accident aujourd'hui » fonctionnent de la même façon. Sur plusieurs jours aussi : annonce-toi brièvement le lendemain si la maladie se prolonge.

⚖️

Certificat médicalEn cas de maladie de plusieurs jours, il te faut toujours un certificat médical — tu le remets à ton chef comme d'habitude. Le message WhatsApp ne remplace pas le certificat.

Thème 5

Échanger un service

Anniversaire, rendez-vous ou simplement envie d'un jour de congé ? Fais une demande d'échange — ton chef décide qui reprend le service.

Gastroraen ligne

Échange 14.06.09:18 ✓✓

✅ Demande d'échange créée pour le 14.06. 11:00–15:00. Ton responsable est informé et te recontacte.09:18

⚠️

ImportantTant que ton chef n'a pas accepté la demande, tu restes planifié. Ne te contente pas de ne pas venir — relance-le plutôt brièvement si aucune réponse n'arrive.

Thème 6

Demander des vacances

Tu demandes tes vacances directement par WhatsApp : écris « Vacances » avec la date ou la période. Ton chef reçoit un e-mail et décide en un clic — tu reçois la réponse par WhatsApp.

Gastroraen ligne

Vacances 12.11–19.1110:04 ✓✓

🌴 Demande de vacances reçue : 12.11.–19.11.2026 (8 jours). Ton responsable est informé. Tu recevras une réponse dès qu'il aura décidé.10:04

💡

Jours isolés et demi-journées« Vacances 14.11 » pour un jour, « Vacances 14.11 après-midi » ou « Vacances 14.11 matin » pour une demi-journée. Si ton chef accepte la demande, Gastrora inscrit les vacances et annule tes services planifiés pendant cette période — pour une demi-journée, le service est maintenu. S'il refuse, tu en es informé par WhatsApp, avec le motif s'il en indique un.

⚠️

ImportantTant que ton chef n'a pas accepté tes vacances, tu restes planifié. Si aucune réponse n'arrive, parle-lui-en directement.

Thème 7

Viser la clôture mensuelle

Une fois par mois — généralement dans les premiers jours — tu reçois un WhatsApp avec ton lien de visa personnel. Tu confirmes ainsi ton contrôle du temps de travail. Ça prend moins d'une minute.

Gastroraen ligne

⏰ Salut Besar, ta clôture mensuelle de mai 2026 attend ton visa. Travaillé : 163h 30min Cible : 168h Solde : -4h 30min Merci de vérifier et de viser :https://gastrora.ch/sign/8SiGLlke…10:12

Contrôle du temps de travail au format GastroSuisse, à viser — Avec le lien, tu vois tout ton mois — tous les jours, les pauses, les soldes. Si tout est correct, tu appuies sur « Correct — viser maintenant ».

✓

Merci — ta clôture mensuelle est visée.Le visa est juridiquement contraignant selon l'art. 21 CCNT.

⚠️

Quelque chose ne va pas ?Ne vise pas si les heures ne sont pas correctes. Appuie sur « Signaler une erreur » ou signale-le brièvement à ton chef — il corrige dans le tableau de bord, puis tu reçois une nouvelle demande. Tu as 14 jours pour faire opposition.

⚖️

Remarque CCNTLe visa mensuel est une obligation légale selon l'art. 21 ch. 2+3 CCNT. Sans opposition dans les 14 jours, le solde est considéré comme accepté.