Austrittsabrechnung sauber abschliessen

Wenn ein Mitarbeitender austritt, brauchst du eine saubere Endabrechnung: offene Stunden, Ferien-Restsaldo, Überstunden. Hier der Schritt-für-Schritt-Weg.

Vorbereitung

Bevor du den Austritt buchst

Letzter Arbeitstag bekannt?

Stimme das Austrittsdatum mit dem Mitarbeitenden ab. Auch wenn er noch Ferien beziehen soll — das Austrittsdatum ist der letzte effektive Arbeitstag.

Alle Zeiten erfasst?

Prüfe im Reiter «Zeiten», ob alle Tage bis zum Austrittsdatum vollständig sind. Vergessenes Stempeln korrigierst du jetzt.

Ferien und Feiertage saldiert?

In der Arbeitszeitkontrolle siehst du den Ferien-Restsaldo. Bei einem positiven Saldo gibt's eine Auszahlung, bei einem negativen wird verrechnet.

Schritt 1

Austrittsabrechnung öffnen

Klick links in der Sidebar auf Austrittsabrechnung und dann auf «Neue Austrittsabrechnung». Im linken Block Eckdaten wählst du den Mitarbeitenden, trägst Austrittsdatum und Letzter Arbeitstag ein.

Austrittsabrechnung mit Eckdaten links und Live-Vorschau rechts — Links die Eckdaten mit Mitarbeiter-Auswahl, Austrittsdatum und Letzter Arbeitstag · rechts die Live-Vorschau mit allen Saldi, dem CHF-Total und dem Abschluss-Block.

💡

Austrittsdatum vs. Letzter ArbeitstagSind oft identisch — können aber abweichen, wenn der MA zwischen letztem Arbeitstag und Austrittsdatum noch Ferien bezieht. Beide Daten werden in der Berechnung berücksichtigt.

Schritt 2

Vorschau prüfen

Rechts neben den Eckdaten siehst du oben die Anstellungsdauer in Tagen und Monaten sowie die Anzahl Beschäftigungs-Perioden. Darunter eine Saldi-Tabelle mit den vier Zeilen Ruhetage, Feiertage, Ferien und Stunden — jede mit Anspruch, Bezogen, Auszahlung, Kürzung, Saldo I und Saldo II.

Negative Saldi werden rot dargestellt, positive Auszahl-Beträge in blau. So siehst du auf einen Blick, wem du noch was schuldest und wo Verrechnungen anfallen.

⚠️

Ferienkürzung Art. 329b ORBei längerer Krankheit, Unfall, Mutterschaft oder Militärdienst dürfen Ferien gekürzt werden — in Gastrora als Checkbox einstellbar. Kulanzgrenzen: 30 Tage Krankheit/Unfall, 14 Wochen Mutterschaft, 28 Tage Militär. Nur aktivieren wenn rechtlich tragfähig.

Schritt 3

Auszahlung und Unterzeichnung

Unter der Vorschau siehst du den Auszahlungs-Block mit allen Positionen und dem Total CHF. Trägst du den Namen der unterzeichnenden Person ein und klickst «Unterzeichnen & speichern» — fertig.

Die Abrechnung wird als PDF im GastroSuisse-Format archiviert. Du kannst sie ausdrucken, dem MA aushändigen oder per Mail schicken.

Schritt 3

PDF generieren und an den MA senden

Aus der Austrittsabrechnung erstellst du ein PDF im GastroSuisse-Format. Das Dokument enthält:

Gesamte Arbeitszeit seit Eintritt (oder Onboarding-Stichtag)
Endsaldo Gleitzeit (Über-/Unterstunden)
Endsaldo Ferien
Endsaldo Ruhetage
Empfehlung zur Auszahlung (positive Saldi)

Per WhatsApp bekommt der MA seinen persönlichen Visums-Link — wie beim Monatsabschluss. Sobald er die Endabrechnung visiert hat, gilt sie rechtlich als akzeptiert.

⚖️

Rechtlich wichtigDie Endabrechnung muss innerhalb der gesetzlichen Frist erfolgen — in der Regel mit der letzten Lohnzahlung. Gibt der MA bis zum Versand keinen Einspruch, gilt der Saldo nach 14 Tagen automatisch als akzeptiert (Art. 21 L-GAV analog).

Spezialfälle

Was tun, wenn…

…der MA mitten im Monat austritt

Kein Problem — die Abrechnung läuft taggenau bis zum Austrittsdatum. Du musst nicht den nächsten Monatsabschluss abwarten.

…der MA mehr Ferien bezogen hat als verdient

Der negative Ferien-Saldo wird in der Endabrechnung verrechnet — die Tage werden vom letzten Lohn abgezogen. Gastrora zeigt dir die genaue Zahl.

…der MA noch über 100h Überstunden hat

Überstunden sind beim Austritt auszubezahlen (nicht in Freizeit umzuwandeln). Die Rate (100% oder 125%) richtet sich danach, ob du die monatliche Kommunikation eingehalten hast.

…der MA reagiert nicht auf den Visums-Link

Nach 14 Tagen gilt der Saldo automatisch als akzeptiert. Trotzdem: aktiv nachfassen ist meist klüger — Treuhänder will saubere Dokumente.