Établir proprement le décompte final

Quand un collaborateur quitte l'entreprise, il te faut un décompte final propre : heures ouvertes, solde de vacances, heures supplémentaires. Voici la marche à suivre, étape par étape.

Préparation

Avant d'enregistrer le départ

Dernier jour de travail connu ?

Convenez ensemble de la date de départ. Même s'il doit encore prendre des vacances — la date de départ est le dernier jour de travail effectif.

Toutes les heures saisies ?

Vérifie dans l'onglet « Heures saisies » que tous les jours jusqu'à la date de départ sont complets. C'est le moment de corriger les pointages oubliés.

Vacances et jours fériés soldés ?

Dans le contrôle du temps de travail, tu vois le solde de vacances. Un solde positif donne lieu à un paiement, un solde négatif est compensé.

Étape 1

Ouvrir le décompte final

Dans la barre latérale à gauche, clique sur Décompte final puis sur « Nouveau décompte ». Dans le bloc de gauche Données de base, tu choisis le collaborateur et tu saisis Date de départ et Dernier jour de travail.

Décompte final avec les données de base à gauche et l'aperçu en direct à droite — À gauche, les données de base avec le choix du collaborateur, la date de départ et le dernier jour de travail · à droite, l'aperçu en direct avec tous les soldes, le total en CHF et le bloc de finalisation.

💡

Date de départ vs dernier jour de travailElles sont souvent identiques — mais peuvent différer si le collaborateur prend encore des vacances entre son dernier jour de travail et la date de départ. Les deux dates sont prises en compte dans le calcul.

Étape 2

Vérifier l'aperçu

À droite des données de base, tu vois en haut la durée d'engagement en jours et en mois ainsi que le nombre de périodes d'emploi. En dessous, un tableau des soldes avec les quatre lignes Jours de repos, Jours fériés, Vacances et Heures — chacune avec Droit, Pris, Paiement, Réduction, Solde I et Solde II.

Les soldes négatifs sont affichés en rouge, les montants à payer positifs en bleu. Tu vois ainsi d'un coup d'œil ce que tu dois encore à qui et où des compensations s'appliquent.

⚠️

Réduction des vacances selon l'art. 329b COEn cas de maladie, d'accident, de maternité ou de service militaire prolongés, les vacances peuvent être réduites — dans Gastrora, cela se règle par une case à cocher (« Réduction des vacances selon l'art. 329b CO ? »). Seuils de tolérance : 30 jours de maladie/accident, 14 semaines de maternité, 28 jours de service militaire. À n'activer que si c'est juridiquement fondé.

Étape 3

Paiement et signature

Sous l'aperçu, tu vois le bloc Paiement avec toutes les positions et le total en CHF. Saisis le nom de la personne signataire et clique sur « Signer et enregistrer » — c'est fait.

Le décompte est archivé en PDF au format GastroSuisse. Tu peux l'imprimer, le remettre au collaborateur ou l'envoyer par e-mail.

Étape 4

Générer le PDF et l'envoyer au collaborateur

À partir du décompte final, tu crées un PDF au format GastroSuisse. Le document contient :

Temps de travail total depuis l'entrée en service (ou depuis la date de référence de la reprise)
Solde horaire final (heures en plus/en moins)
Solde final des vacances
Solde final des jours de repos
Recommandation de paiement (soldes positifs)

Via la carte « Envoyer au collaborateur » → « Envoyer par WhatsApp », le collaborateur reçoit par WhatsApp son lien de visa personnel — comme pour la clôture mensuelle. Dès qu'il a visé le décompte final, celui-ci est juridiquement considéré comme accepté.

⚖️

Important sur le plan juridiqueLe décompte final doit être établi dans le délai légal — en règle générale avec le dernier versement de salaire. Si le collaborateur ne fait pas opposition, le solde est automatiquement considéré comme accepté après 14 jours (par analogie à l'art. 21 CCNT).

Cas particuliers

Que faire si…

…le collaborateur part en milieu de mois

Pas de problème — le décompte est calculé au jour près jusqu'à la date de départ. Tu n'as pas besoin d'attendre la prochaine clôture mensuelle.

…le collaborateur a pris plus de vacances qu'il n'en a acquis

Le solde de vacances négatif est compensé dans le décompte final — les jours sont déduits du dernier salaire. Gastrora t'indique le chiffre exact.

…le collaborateur a encore plus de 100 h d'heures supplémentaires

Au départ, les heures supplémentaires doivent être payées (et non converties en temps libre). Le taux (100 % ou 125 %) dépend du respect de la communication mensuelle.

…le collaborateur ne réagit pas au lien de visa

Après 14 jours, le solde est automatiquement considéré comme accepté. Malgré tout : relancer activement est généralement plus judicieux — la fiduciaire veut des documents propres.