Gastrora
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Gastrora Des horaires clairs pour ton établissement.
Guide pour les nouveaux restaurateurs

Premiers pas avec Gastrora

De l'inscription au premier service publié en 15 minutes — tu avances étape par étape et, à la fin, tu as un planning des services opérationnel qui part à ton équipe par WhatsApp.

Duréeenv. 15 min de configuration
Phases6 étapes
Essai30 jours gratuits
Vue d'ensemble

Les 15 premières minutes

Six étapes à faire d'une traite. Tu n'as rien à préparer — les numéros de téléphone de tes collaborateurs suffisent.

1
CompteE-mail + mot de passe, lien de confirmation.
2
ÉtablissementNom, IDE, type d'établissement CCNT « Standard ».
3
AperçuSuivre la liste de contrôle, étape par étape.
4
CollaborateursLes créer + invitation WhatsApp.
5
Modèles3 à 5 modèles de service à glisser-déposer.
6
Publier le planningEnvoyer la première semaine par WhatsApp.
Étape 1

Créer un compte

Sur gastrora.ch, clique en haut à droite sur « Essai gratuit ». Il suffit d'une adresse e-mail et d'un mot de passe d'au moins 8 caractères. Pas de carte de crédit, aucun engagement.

gastrora.ch/signup
Créer un compte — saisir l'e-mail et le mot de passe
📷 Capture d'écran du formulaire d'inscription à venir
Saisis ton e-mail et ton mot de passe, puis « Créer un compte ». En arrière-plan, Gastrora envoie un e-mail de confirmation.
💡
Confirmer l'e-mailAprès le clic sur « Créer un compte », tu reçois un e-mail de noreply@gastrora.ch. Clique sur le lien de confirmation — tu es ensuite directement connecté. Si l'e-mail atterrit dans les spams : marque-le une fois comme « non spam », ainsi tous les futurs e-mails (clôture mensuelle, rappels) arriveront correctement dans ta boîte de réception.
Étape 2

Créer l'établissement

Après le clic sur le lien de confirmation, le message vert « E-mail confirmé »s'affiche et tu arrives directement dans l'assistant de bienvenue. Quatre champs, 30 secondes :

Nom de l'établissement
Le nom de ton établissement — affiché dans les e-mails et sur les PDF.
Numéro IDE
Format CHE-123.456.789. Tu le trouves sur zefix.ch ou sur ta facture de TVA.
Type d'établissement
Détermine la durée hebdomadaire du travail CCNT. Standard = 42 h/semaine (restaurant, bar). D'autres variantes de branche sont aussi disponibles.
Langue principale de l'établissement
Langue par défaut pour les collaborateurs. Tu pourras ensuite choisir une autre langue par collaborateur (DE / FR / IT / EN).
gastrora.ch/onboarding
Assistant d'accueil avec nom de l'établissement, IDE, type d'établissement et langue
📷 Capture d'écran de l'assistant d'accueil à venir
⚖️
Contrôle de l'IDENous vérifions ton IDE dans le registre du commerce suisse officiel (Zefix). Si aucune inscription n'est trouvée, nous te contactons dans les 24 heures — rien de bloquant, tu peux quand même démarrer tout de suite.
Étape 3

Aperçu : suis la liste de contrôle de configuration

Te voilà dans le tableau de bord. En haut, tu vois l'indication de la période d'essai (« Période d'essai · Encore 30 jours »), en dessous une carte Configuration avec une barre de progression et trois onglets : Essentiels, Exploitation courante, Clôture mensuelle.

gastrora.ch/dashboard
Tableau de bord avec la liste de contrôle de configuration, 2 essentiels sur 5
📷 Capture d'écran du tableau de bord avec la liste de contrôle à venir
L'onglet Essentiels est ta liste de tâches pour les 10 prochaines minutes — l'établissement est déjà fait, il reste quatre points.

Les cinq essentiels dans le bon ordre :

  1. Établissement configuré ✓ (nous venons de le faire)
  2. Collaborateurs créés — au moins un
  3. Date d'entrée en service pour tous les collab. — important pour les soldes et les années de service
  4. Salaire brut pour tous les collab. — salaire mensuel ou salaire horaire
  5. Modèles de service créés — 3 à 5 services types
💡
La liste de contrôle est ton point de repèreSi tu ne sais pas quelle est la prochaine étape : clique simplement sur le prochain point non terminé. Chaque point te mène à la bonne page. Dès que les essentiels sont faits, c'est au tour des onglets Exploitation courante et Clôture mensuelle — ils parlent d'eux-mêmes.
Étape 4

Créer les collaborateurs

Dans la barre latérale à gauche, clique sur Collaborateurs → en haut à droite « Ajouter un collaborateur ». Champs obligatoires par collaborateur :

Nom + Téléphone (WhatsApp)
Format avec indicatif du pays, p. ex. +41 79 123 45 67. Le numéro sert à l'envoi WhatsApp.
Début de l'emploi
Le vrai premier jour de travail — même s'il remonte à plusieurs années. Base des années de service et du droit aux vacances.
Taux d'occupation (h/semaine)
P. ex. 42 pour un temps plein, 21 pour 50 %, 0 pour les collaborateurs payés uniquement à l'heure.
Type d'emploi
Fixe avec salaire mensuel (p. ex. CHF 5'000 brut, champ « Salaire mensuel brut CHF ») — a droit aux jours de repos / jours fériés / vacances selon la CCNT. À l'heure (p. ex. CHF 28/h, champ « Salaire horaire CHF ») — les vacances et jours fériés sont compris forfaitairement dans le salaire horaire.
Langue + Rôles
Langue dans laquelle le collaborateur reçoit les messages WhatsApp (DE/FR/IT/EN). Rôles : service, cuisine, bar, réception, etc. — plusieurs possibles par collaborateur.

Après l'enregistrement, clique dans la liste des collaborateurs sur l'icône d'avion en papier « Envoyer l'invitation WhatsApp ». Le collaborateur reçoit un message de bienvenue WhatsApp dans sa langue avec les principales commandes (Start, Fin, Pause, Malade).

⚠️
Si l'invitation n'arrive pasLes filtres anti-spam de Meta bloquent parfois le premier message envoyé à un numéro inconnu. Le collaborateur écrit simplement une fois « Bonjour » au numéro Gastrora — ensuite, tous les messages arrivent de manière fiable.
Étape 5

Créer les modèles de service

Dans l'onglet Planning des services → Modèles, tu crées tes services types. 3 à 5 modèles suffisent pour la plupart des établissements — tu pourras toujours en ajouter.

gastrora.ch/dashboard/templates
Trois modèles de service bien tenus
Voici une configuration typique : Service midi, Cuisine soir, Service du soir — chacun avec le rôle, l'horaire et la pause obligatoire qui conviennent.

Pour chaque modèle, tu saisis :

  • Nom — p. ex. « Service du soir »
  • Rôle — service / cuisine / bar / réception / etc.
  • Heure de début et heure de fin — p. ex. 17:00–23:00
  • Pause — obligation légale : 0 min jusqu'à 5½ h, 15 min au-delà de 5½ h, 30 min au-delà de 7 h, 60 min au-delà de 9 h
  • Couleur (facultatif) — aide à distinguer les rôles lors du glisser-déposer
💡
Plus d'astucesTu trouveras des recommandations détaillées sur la stratégie des modèles dans le guide Bien utiliser les modèles.
Étape 6

Publier le premier service

Passe dans l'onglet Planning des services → Planning. Choisis une semaine en haut, puis glisse des modèles depuis la barre latérale sur le jour du collaborateur concerné.

gastrora.ch
Planning des services, vue hebdomadaire
1

Glisse-dépose les modèles de service sur les cases jour de chaque collaborateur. Les jours de repos et les absences fonctionnent de la même manière.

2

Garde un œil sur l'indicateur CCNT. S'il est vert (« Conforme à la CCNT »), le planning ne contient aucune infraction.

3

En haut à droite, clique sur « Publier ». Chaque collaborateur reçoit son planning par WhatsApp — dans sa langue.

✅
FélicitationsTon premier planning est dans le système et ton équipe est au courant. Dès maintenant, tes collaborateurs saisissent leurs heures par WhatsApp — sans app, sans formation.

Et maintenant ?

Tu as 30 jours d'essai — le temps de tout tester. Mon conseil :

  • Ouvre le guide pour les collaborateurs et envoie-le à ton équipe.
  • Lis le guide de la clôture mensuelle — ainsi tu sais ce qui t'attend à la fin du mois.
  • Des questions ? Icône point d'interrogation « FAQ et support » en haut, dans l'en-tête du tableau de bord, nous répondons dans les 24 h.
  • Après la période d'essai, tu choisis ton forfait sous Paramètres → Facturation. Si tu n'as besoin que du planning, sans saisie du temps, le forfait « Planning » à CHF 39/mois suffit — tu peux changer à tout moment.